Като се има предвид, че създаването на знания е комплексен и размит процес, основната задача на организацията е да създаде подходящи условия, благоприятни за дейностите на групата, както и за създаване и натрупване на знания на индивидуално ниво. Следните пет условия са необходими, за да допринесат за спиралата на създаване на знания, описана на фигура 1.3 (2):

 Намерения: Стремежът на организацията да реализира целите си е движеща сила за спиралата на знания. В рамките на бизнеса усилията за постигане на целите обикновено приемат формата на стратегия. С оглед на създаването на организационни знания, същността на стратегията е да създаде организационни способности да създаде, акумулира и експлоатира знанията. Най-критичният елемент на корпоративната стратегия е да създаде ясна визия какви знания трябва да бъдат създадени и ефективно да реализира тази визия на практика. Този процес се описва в литературата по управление като стратегическа оперативност. Той се отнася до процеса на преобразуването на стратегията от визия или писмен план в реални ежедневни действия с конкретни и измерими резултати. В контекста на Управлението на знания, този процес предполага преобразуването на стратегическа визия и цели за УЗ в решения и практики на оперативно ниво. Като се има предвид, че знанията зависят от контекста, преобразуването на стратегията за УЗ, също така ще се отнесе до адаптирането на УЗ в рамките на съществуващите организационна структура, култура, персонал, бизнес процеси, продукти и клиенти.

 Автономия: Това е второто условие на спиралата на знания. Тя увеличава мотивацията на индивидите за създаване на нови знания и оригинални идеи. Позволявайки на групите и индивидите да действат самостоятелно, организациите могат да увеличат шансовете за реализиране на неочаквани възможности. Самоорганизираните екипи са в основата на създаването на иновации в Японските компании.

 Флуктуация и творчески хаос: Флуктуацията (нарушаване на процедури, навици, правила и др.) и ‘творческият хаос’ увеличават напрежението и фокусират вниманието към дефиниране на проблема и разрешаване на кризата. Те подкрепят спиралата на знания чрез укрепване на субективната ангажираност на хората и стимулиране на взаимодействие с външната среда. Флуктуацията и творческият хаос действат като мотиватори на отделните лица да променят из основи начина си на мислене и да оборят съществуващите концепции. Те помагат също да се изведат на повърхността техните ‘скрити’ неявни знания.

 Излишество: В бизнес организациите излишество се отнася до преднамереното припокриване на информацията между служители и отдели и други, за бизнес дейности, отговорности на управлението и компанията като цяло. Характеризира се с наличие на информация, която излиза извън нуждите на текущите оперативни или функционални задачи на определени членове на организацията. Това не означава, че това знание не е полезно. По-скоро то допринася за ускоряването на процесите по създаване на знания чрез споделяне на допълнителна информация. Важно е на етапа на създаване на концепции, където определени служители, функции или отдели имат информация и знания извън техните функционални граници, например за други области в организацията. Тази „външна” информация и знание може да помогне да се създаде нов творчески и иновативен капацитет. Излишъкът на информация допринася екипът да се включи по-активно в обсъжданията и по-ясно да защитава идеите си като използва широко разпространен в организацията жаргон или специфични бизнес термини. Освен това, излишъкът на информация подпомага плавните промени в корпоративната йерархия. Това е ключово за организации с високо текучество на кадри, където съществува риск от внезапна или честа загуба на неявни знания. Ротацията на работните места е начин за внедряване на ползите от излишъка на знания.

 Необходимо разнообразие: Вътрешното разнообразие в една организация трябва да съответства на разнообразието и сложността на околната среда. Осигурявайки еднакъв достъп до информация в рамките на организацията, се подпомага споделянето на различни гледни точки и интерпретирането на новата информация. Членовете на организацията могат да се справят с много неочаквани събития, ако имат разнообразни информация и опит. Това разнообразие може да бъде увеличено, ако информацията се комбинира по различни начини, по-гъвкаво и бързо [13].