A. Процеси за управление на знания

Управлението на знания е насочено към събирането на експертиза на организацията и индивидите, както и съхранението и прилагането на тази експертиза за увеличаването на ползите и възвръщаемостта от активите от знания. УЗ помага подходящото знание да достигне до съответния човек навреме, за да му позволи да вземе най-доброто решение. УЗ включва идентификацията и анализа на наличните и необходимите знания, и последващото планиране и контрол на дейностите за развитие на активите от знания, за да се реализират целите на организацията.

За да се трансформират знанията в ценен актив на компанията, знанията, опитът и експертизата трябва да бъдат формализирани, разпространявани, споделяни и прилагани. Управлението на знания се счита за основен елемент на всяка стратегия, ползваща експертизата, за да създаде устойчиви конкурентни предимства в настоящата бизнес среда. Много автори са предложили различни модели за управление на знания, включващи от 2 до над 8 различни процеса [1, 2, 4, 8] фиг. 1.3.(7).


Фигура 1.3 (7) Процеси за управление на знания, Източник: Бергерон (2003)


Управлението на знания съдържа различни процеси [1]:

 Създаване/придобиване – Знанията (напр. като комбинация от изображения, видео и звук) се създават емпирично или се придобиват по някакъв друг начин.
 Модификация – Знанията се модифицират, за да отговорят на непосредствените или бъдещите нужди.
 Ползване – Знанията служат за някаква специфична, полезна цел.
 Архивиране – Знанията се съхраняват във форма или формат, който може да надживее материалите и времето, както и да бъде достъпен за служителите в бъдеще.
 Трансфер – трансфер или комуникиране на знанията от едно лице или едно място на друго.
 Транслиране/смяна на предназначението – Знанията се транслират във форма по-полезна за дадена група потребители или за нова цел.
 Достъп на потребителя – Осигуряване на ограничен достъп на служителите според позицията им в организацията и техните потребности.
 Ликвидиране - Крайното предназначение на знанията е тяхното премахване, особено когато са без бъдеща стойност. Важно е да се определи, коя информация/знания да бъдат съхранени и кои да бъдат премахнати.

За целите на практическото управление на знания тези процеси могат да бъдат групирани в по-обобщени процеси, които по-добре съответстват на бизнес процесите на организацията.

Така например, Файерстоун разглежда два основни процеса за управление на знания [2]:

 производство на знания – включва формулиране на познавателни твърдения, индивидуално и групово учене, придобиване на информация, оценка на познавателните твърдения, създаване на организационни знания.
 интегриране на знания – включва разпространение на знания, търсене/извличане на знания, обучение, споделяне на знания, създаване на разпределена организационна база знания.

Фигура 1.3 (8) по-долу показва примерен модел за УЗ, създаден в резултат на проучване на практиката за УЗ [8]. Този модел се състои от три нива:

 Първо ниво – Създаващите стойност бизнес процеси са приложното поле на знанията. УЗ е строго свързано с бизнес процесите на организацията и в рамките им се генерират нови знания.
 Второ ниво – Основните процеси за УЗ трябва да бъдат интегрирани в бизнес процесите.
 Трето ниво – То формира полетата за дизайн на УЗ, и обхваща съществени фактори за успеха на УЗ.


Фигура 1.3 (8) Основни процеси и рамка за УЗ; Източник: Мертинс (2003)

B. Система за управление на знания

Понятието ‘система’ е повече от обикновено събиране на компоненти; тя може да се дефинира като съвкупност от обекти, които формират едно цяло съвместно с връзките между тях и връзките им с околната среда. Системата също така трябва да има цели и характеристики.

Системите за управление на знания (СУЗ) често се разглеждат от технологична гледна точка, обаче СУЗ са възникнали и се основават на човешката дейността на хората за УЗ. Те обаче съдържат и подсистеми, които са технологични или организационни. Целта на тези технологични или структурни елементи е да подпомогне по-добре да функционира системата на човешки дейности.

От социотехническа перспектива, следните три нива на СУЗ се разглеждат [9]:

 Инфраструктура: осигурява физическите компоненти за комуникация между членовете на мрежата.
 Инфоструктура: осигурява формалните правила, които управляват обмена на съобщения в рамките на мрежата от действащи лица. Тя осигурява когнитивни ресурси като метафори и общ език, които се ползват, за да има смисъл в обмена на съобщения.
 Инфокултура: осигурява основните знания, които се считат за верни и са внедрени в социалните връзки и работни процеси. Инфокултурата създава ограничения за споделянето на информация и знания.

От технологична гледна точка, интегрираната архитектура на СУЗ, осигуряваща достъп на потребителите в компанията (U1, U, и др.), може да се състои от 7 нива (Фигура 1.3 (9)). В повечето случаи технологиите, необходими за УЗ, вече са налице в организацията, обаче е необходимо да се осигури ефективната им интеграция [5].



Фигура 1.3 (9): Модел на архитектура на СУЗ, Източник Тивана (1999)


При разработването на СУЗ трябва да се вземат предвид някои принципи за УЗ:

 Ефективното УЗ изисква хибридни решения, включващи технологии и хора.
 УЗ изисква мениджъри на знания. Съществено е лидерството.
 УЗ означава подобряване на работните процеси на знанията
 УЗ никога не свършва
 УЗ изисква договор за знания (т.е. управление на интелектуалните права)
 УЗ изисква обучение
 Практическото УЗ зависи от технологиите
 УЗ е процес, а не продукт