Die Schaffung von Wissen beginnt immer mit einem Individuum oder einer Gruppe von Individuen, die sich einzeln oder als Gruppe neue Ideen, Konzepte, Produkt- oder Prozessinnovationen etc. einfallen lassen. Die Schaffung von Wissen kann durch Forschung, Innovationsprojekte, Experimentieren, Beobachtung, etc erfolgen. Firestone et al. [2] schlagen vor, dass die Produktion von Wissen mit der Formulierung von Wissensanforderungen beginnt, gefolgt von individuellem Lernen und Lernen in der Gruppe, der Aneignung von Informationen, der Bewertung von Wissensanforderungen und schließlich dem Aufbau von organisationalem Wissen.

Nach Nonaka et al. [4] basiert der Prozess der Schaffung/Umwandlung von organisationalem Wissen auf einem einfachen System, das zwei Dimensionen hat. Die erste Dimension zeigt, dass nur Individuen Wissen schaffen während die andere Dimension sich auf die Interaktion zwischen implizitem Wissen und explizitem Wissen bezieht. Diese zwei Dimensionen bilden die Basis für die Definition der vier Prozesse der Wissensschaffung/-umwandlung – Sozialisierung, Externalisierung, Kombination und Internalisierung.

• Sozialisierung – implizites Wissen wird in Diskussionen, Gesprächen, Besprechungen etc. in explizites Wissen umgewandelt.
• Externalisierung – implizites Wissen wird in explizites Wissen umgewandelt und in Dokumente, Handbücher etc. integriert
• Kombination –explizites Wissen wird in eine andere Form von explizitem Wissen umgewandelt.
• Internalisierung – explizites Wissen wird von Individuen in implizites Wissen umgewandelt.


Abbildung 1.3 (2) Umwandlung von Wissen. Quelle: Nonaka et al (1995)

Die vier verschiedenen Formen der Wissensumwandlung bilden eine Wissensspirale ohne Anfang oder Ende. Dieser kontinuierliche und dynamische Prozess hat seine Wurzeln im Verhalten des wichtigsten Erschaffers von Wissen – dem Menschen. Zum Beispiel, wenn Menschen versuchen, explizites Wissen zu kombinieren (d.h. wenn jemand mathematische und physikalische Formeln benutzt, um ein kompliziertes Problem zu lösen) könnten sie es vielleicht gleichzeitig mit ihren Kollegen (anderen Studenten oder Lehrern) diskutieren und so implizites Wissen mit ihnen austauschen. Darüber hinaus könnten sie auf ihrer Suche nach Lösungen vielleicht ein Diskussionsforum für Studenten besuchen, wo sie ihr Problem offenlegen oder erklären müssen (berichtetes Wissen), wenn sie um weitere Hilfe bitten.

Nonaka et.al erwägen auch ein Fünf-Phasen-Modell für den Prozess der Schaffung von organisationalem Wissen, das aus den folgenden Phasen besteht:

• Das Teilen von implizitem Wissen - entspricht der Sozialisierung;
• Das Erstellen von Konzepten – das weitergegebene Wissen wird umgewandelt in explizites Wissen und errichtet so ein neues Konzept
• Das Rechtfertigen von Konzepten – die Rechtfertigung neuer Konzepte erlaubt es den Organisationen zu entscheiden, ob diese es wirklich wert sind, weiterverfolgt zu werden;
• Das Erstellen eines Archetyps – das für würdig befundene Konzept wird umgewandelt in ein Modell, einen Prototypen oder einen Betriebsmechanismus etc.
• Die Weiterverbreitung von Wissen - hier wird das geschaffene Wissen auf die gesamte Organisation ausgeweitet.


Abbildung 1.3 (3): Fünf-Phasen-Modell des Prozesses der Schaffung von organisationalem Wissen. Quelle: Nonaka et al (1995)

Die Wissenserfassung könnte die ganze Palette von Aktivitäten umspannen, die von einer Organisation durchgeführt werden, angefangen von der Organisierung der Kunden- und Marktinformationen bis hin zur Sammlung von Beispielen von optimaler Vorgehensweise (best practice), Erfahrungen und Erkenntnissen (lessons learned), oder der Entwicklung eines Mentoring-Programms. Es ist wichtig, sowohl explizites als auch implizites Wissen zu erfassen, obwohl Letzteres mehr Schwierigkeiten bereitet. Implizites Wissen ist enthalten in Gerüchten, Legenden, Geschichten, Normen, Glaubensgrundsätzen etc., während explizites Wissen in Büchern, Dokumenten, Datenbanken, Netzen, E-Mails etc. gespeichert ist. Die Erfassung expliziten Wissens ist der systematische Ansatz, Informationen in einer Weise zu erfassen, zu organisieren und zu verfeinern, die es ermöglicht, Informationen ohne Schwierigkeiten zu finden und gleichzeitig das Lernen und das Lösen von Problemen erleichtert. Das Management von implizitem Wissen ist der Prozess, die Erfahrungen und das Fachwissen einer Einzelperson in einer Organisation zu erfassen und es jedem verfügbar zumachen, der es braucht.

Während des Prozesses der Schaffung, Erfassung und Kodierung von Wissen, werden neue Konzepte oder Wissensanforderungen entwickelt, die im allgemeinen zu einem späteren Zeitpunkt getestet oder bestätigt werden müssen, um ihre Wahrhaftigkeit und ihren Wert zu bestimmen. Dies setzt voraus, dass die neuen Konzepte von größerem Wert sind als die bestehenden. Es sollte jedoch nicht vergessen werden, dass die Mehrheit der Firmen und Angestellten Wissen unbewusst mit Hilfe von verschiedenen Methoden, Praktiken und Situationen ansammeln und erfassen. Manche von ihnen werden systematisch durch die Firmenleitung gesteuert, andere nicht, weil sie während der täglichen Arbeit und Praxis auftreten (z.B. Learning by Doing, informelle Treffen, andere beobachten oder ihnen zuhören, Erkenntnisse und Erfahurungen, etc.).

Die Bewertung neuer Konzepte könnte vor dem Hintergrund der Firmenziele und –visionen erfolgen und ihr Wert im Hinblick auf verbesserte organisatorische Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit bestimmt werden. Die Balanced Scorecard (Kennzahlenliste) ist ein perfektes Instrument, das die Wissensperspektive der Firma in Beziehung setzt zu ihrer finanziellen Situation, ihren Kunden, Geschäftsprozessen und Lern/Wachstumsperspektiven. Bei der Bewertung neuer Konzepte sollten es kleine und mittlere Unternehmen vermeiden, sich auf zeitraubende und kostspielige Verfahren mit geringem, offensichtlichem Wert für die Firma einzulassen. Die Forschung auf dem Gebiet der Balanced Scorecard–Methode zeigt ihren Mehrwert für größere Firmen. Deshalb wird er in diesem Handbuch nicht weiter ausgeführt.

Wenn neues Wissen von Experimenten oder Beobachtungen abgeleitet ist, muss es analysiert, erklärt und überprüft werden. Man muss zum Beispiel Hypothesen aufzustellen, um sowohl die Ergebnisse von Experimenten oder Beobachtungen zu erklären, als auch die Übereinstimmung zwischen neuem und bestehendem Wissen zu überprüfen. Auch der gesamte Wissenspool wird auf den neuesten Stand gebracht, indem man das neue Wissen integriert. [10]

Im Allgemeinen kann man den Wissenserwerb von Individuen oder Gruppen als den Transfer und die Umwandlung wertvollen Fachwissens von einer Wissensquelle (z.B. menschlicher Experte, Unterlagen) zu einem Wissensspeicher (z.B. organisationales Gedächtnis, Intranet, Akten, etc.) charakterisieren [10].

Ein organisationales Gedächtnis umfasst alle Wissenselemente von impliziten Wissenselementen (basierend auf den Erfahrungen der Angestellten) bis hin zu greifbaren Daten und Informationen, die in den Archiven einer Organisation gespeichert werden könnten. Wenn Wissen nicht in solche greifbaren Systeme integriert oder indirekt zugänglich gemacht wird durch die effektive Einbeziehung von Menschen, die mit wissensintensiven Aufgaben befasst sind, kann die Organisation das Wissen, das ihre einzelnen Mitglieder haben, nicht wirksam weiterverbreiten. Der Erwerb von organisationalem Wissen ist die „Erweiterung und Artikulierung von individuellem Wissen auf der organisationalen Ebene, so dass es in die Wissensdatenbank der Firma integriert werden kann.“